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Wie Sie Aufzeichnungs- und Transkriptionstools in Meetings effizient nutzen und Datenschutzrisiken vermeiden

Effiziente und rechtssichere Nutzung von Aufzeichnungs- und Transkriptionstools in Meetings

Moderne Meeting-Technologien: Chancen und Herausforderungen

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt sind Videokonferenzen und Online-Meetings zur neuen Norm geworden. Viele Tools bieten inzwischen nicht nur die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen, sondern auch, sie in Echtzeit automatisiert durch Künstliche Intelligenz zu transkribieren. Diese Funktionen versprechen eine deutliche Erleichterung der Protokollierung und Nachverfolgung wichtiger Inhalte, sparen Zeit und fördern die Transparenz. Doch gleichzeitig stellen sie Unternehmen vor neue datenschutzrechtliche Anforderungen, die es zu beachten gilt, bevor solche Tools eingesetzt werden.

Verarbeitung sensibler Informationen im Unternehmen

Bei der Aufnahme und Transkription von Besprechungen werden zwangsläufig personenbezogene Daten erfasst. Dazu gehören – abhängig vom Tool – beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, technische Nutzungsdaten und die Inhalte der Gespräche selbst. Vor allem die Verarbeitung von Stimmdaten und gesagten Inhalten fällt unter Datenschutzregeln, die über die bloße Teilnahme an Online-Meetings hinausgehen. Die Verantwortung hierfür liegt stets beim Unternehmen, das den Einsatz der Technologien entscheidet – nicht beim Softwareanbieter selbst.

Rechtliche Grundlagen: Was bei der Nutzung von Recording- und Transkriptionsdiensten beachtet werden muss

Erlaubnisgrundlagen und Einwilligungsanforderungen

Für die rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten ist eine umfassende Rechtsgrundlage unerlässlich. Nicht jede Meeting-Situation lässt sich gleich behandeln – die jeweilige Zulässigkeit hängt vom konkreten Anlass und Inhalt ab. Prinzipiell kann eine Einwilligung aller beteiligten Personen eingeholt werden. Deren Wirksamkeit ist jedoch an hohe Bedingungen geknüpft, insbesondere bei Mitarbeitenden. Diese müssen in der Lage sein, ihr Einverständnis ohne jegliche Nachteile zu verweigern.

Abseits der Einwilligung kann die Verarbeitung auf berechtigte Interessen des Arbeitgebers gestützt werden. Das ist jedoch nur zulässig, wenn im Rahmen der Interessenabwägung die Freiheitsrechte der Betroffenen nicht überwiegen. In einzelnen Ausnahmefällen, etwa zur Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten, kann sich auch eine andere rechtliche Grundlage ergeben. Existiert ein Betriebsrat, bedarf es zudem der Einhaltung der Mitbestimmungsrechte.

Spezielle Datenkategorien und Erstellung von Stimmprofilen

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn im Rahmen eines Meetings sensible Daten – etwa zu Gesundheit oder Gewerkschaftszugehörigkeit – verarbeitet werden. Hier greifen zusätzliche Anforderungen, darunter häufig die ausdrückliche Einwilligung aller Betroffenen. Besonders kritisch ist die Verwendung von Tools, die personalisierte Stimmprofile anlegen, da hier biometrische Daten genutzt werden können – und dies unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Technische und organisatorische Maßnahmen für rechtssicheres Arbeiten

Vertraulichkeit, AV-Verträge und Übermittlung in Drittländer

Die Wahrung der Vertraulichkeit der Kommunikation ist nicht nur eine Frage des Datenschutzes, sondern unterliegt auch strafrechtlichen Anforderungen. Die Aufnahme des gesprochenen Wortes bedarf der vorherigen Zustimmung der Teilnehmenden, um strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Neben der Information der Betroffenen muss mit dem Dienstleister – meist als Auftragsverarbeiter – ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden.

Geht mit der Nutzung des Tools eine Übertragung personenbezogener Daten ins Ausland einher, etwa in Drittländer außerhalb der EU, sind die weiterreichenden Regelungen zum internationalen Datenschutz relevant. Der Vertrag sollte zusätzlich ausschließen, dass Daten für interne Zwecke des Anbieters – zum Beispiel zur KI-Weiterentwicklung – genutzt werden dürfen.

Weitere Datenschutzpflichten und spezifische KI-Vorgaben

Über die genannten Anforderungen hinaus sind weitere Datenschutzpflichten sorgfältig zu befolgen. Dazu gehören die Aufnahme der Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen, gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung sowie klare Regeln für Speicherung und Löschung der Aufzeichnungen. Werden KI-Tools eingesetzt, ist auch die neue KI-Verordnung zu beachten: Je nach Anwendung können weitere Transparenz-, Melde- und Schutzpflichten gelten, beispielsweise wenn die Aufzeichnungen zur Emotionserkennung genutzt oder als Hochrisiko-Anwendungen eingestuft werden.

Best Practices für den datenschutzkonformen Einsatz von Recording-Tools

Interne Regelwerke und technische Einstellungen

Um den Einsatz dieser Technologien in der Praxis sicher zu gestalten, sind klare interne Prozesse und Regelungen unverzichtbar. Empfehlenswert ist, alle notwendigen Bedingungen und Abläufe schriftlich festzuhalten – zum Beispiel in Form von Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen. Vor allem sollten Sie:

  • Genau bestimmen, in welchen Fällen eine Aufzeichnung und/oder Transkription zulässig ist;
  • Klare Einwilligungs- und Informationsprozesse etablieren;
  • Voreinstellungen in Tools prüfen und gegebenenfalls so anpassen, dass Aufzeichnungen nur aktiv durchgeführt werden können;
  • Speicherorte und Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip festlegen;
  • Automatisierte und regelmäßige Löschfristen für die gespeicherten Daten einrichten;
  • Verantwortlichkeiten für die Überprüfung und Korrektur von Transkripten benennen.

Transparenz und Schulung der Mitarbeitenden

Eine transparente Kommunikation gegenüber allen Beteiligten ist das A und O. Informieren Sie schon bei der Einladung zu einem Meeting über eine geplante Aufzeichnung oder Transkription. Unmittelbar vor Beginn sollte der Hinweis nochmals eingeblendet und von den Teilnehmenden bestätigt werden. Zudem empfiehlt sich, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für die datenschutzkonforme Nutzung dieser Tools zu sensibilisieren und zu schulen.

Fazit und Unterstützung für Ihr Unternehmen

Chancen nutzen – Risiken minimieren

Die Digitalisierung bringt zahlreiche neue Möglichkeiten für effizientes Arbeiten mit sich. Die automatisierte Aufzeichnung und Transkription von Meetings vereinfacht die Dokumentation und Nachverfolgung – setzt jedoch einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten voraus. Indem Sie die rechtlichen und organisatorischen Vorgaben sorgfältig umsetzen, können Sie die Vorteile moderner Tools nutzen und zugleich für Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit sorgen.

Kontaktieren Sie uns für professionelle Unterstützung

Sie möchten sicherstellen, dass die Einführung oder Nutzung von Aufzeichnungs- und Transkriptionsdiensten in Ihrem Unternehmen datenschutzkonform erfolgt? Unser erfahrenes Team steht Ihnen gerne beratend zur Seite – ob bei der Prüfung von Tools, der Erstellung interner Richtlinien oder der Gestaltung von Einwilligungsprozessen. Wir begleiten Sie bei allen Schritten zur rechtssicheren Anwendung digitaler Meeting-Technologien.
Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Unterstützung benötigen – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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